︎ SPC Brasil
Transformando processos administrativos em produtos digitais.
Software de compras e app de ponto conectam gestão e colaboradores.
︎ Projeto desenvolvido em 2022
Introdução
Na SPC Brasil, liderei junto ao meu time de design e desenvolvimento a criação de dois produtos digitais corporativos com o objetivo de modernizar processos internos críticos. O projeto nasceu de um contexto comum em grandes organizações: processos importantes para o funcionamento da empresa estavam baseados em ferramentas improvisadas, como planilhas e cadeias de e-mail, o que gerava retrabalho, pouca transparência entre áreas e baixa eficiência operacional.
A iniciativa envolveu a criação de dois produtos:
︎︎︎ Sistema de Gestão de compras corporativas
︎︎︎ Meu SPC, aplicativo de ponto e serviços de RH
Ambos tinham como objetivo transformar fluxos administrativos complexos em experiências digitais simples, rastreáveis e integradas aos sistemas da empresa.
Contexto
A SPC Brasil possui múltiplos departamentos e um volume significativo de processos administrativos que dependem de coordenação entre diferentes áreas. Durante conversas iniciais com stakeholders, dois fluxos surgiram como prioritários para transformação digital: o processo de compras internas e o acesso dos colaboradores a serviços de RH.
O processo de compras era realizado de forma descentralizada, normalmente utilizando planilhas Excel e trocas de e-mail. Cada área utilizava seu próprio modelo de planilha, e as solicitações frequentemente percorriam cadeias longas de aprovação manual. Como consequência, era difícil entender em que estágio cada solicitação estava ou mesmo garantir que todas as informações necessárias estavam presentes.
Isso gerava uma série de impactos:
︎︎︎ Retrabalho frequente da área de compras
︎︎︎ Dificuldade para controlar orçamento e CAPEX
︎︎︎ Baixa transparência entre departamentos
︎︎︎ Tempo elevado entre solicitação e aquisição
Em paralelo, a área de RH enfrentava um problema diferente, mas igualmente comum em empresas grandes: grande parte das demandas recebidas eram solicitações simples que poderiam ser resolvidas com acesso direto do colaborador às informações.
Consultas recorrentes incluíam:
︎︎︎ Acesso a holerites
︎︎︎ Informe de rendimentos
︎︎︎ Histórico de marcação de ponto
Além disso, o registro de jornada estava restrito a ambientes físicos específicos, o que dificultava a rotina de colaboradores em mobilidade ou trabalho externo.
Esses dois contextos apontavam para uma oportunidade clara: digitalizar processos internos e criar autonomia para os usuários, reduzindo dependências operacionais.
Desafio
O desafio do projeto era construir produtos que resolvessem problemas operacionais reais, sem gerar complexidade adicional para os usuários.
Isso significava equilibrar diferentes necessidades:
︎︎︎ Simplificar processos para os colaboradores
︎︎︎ Garantir rastreabilidade e governança para a empresa
︎︎︎ Integrar com sistemas existentes, especialmente o ERP corporativo
︎︎︎ Garantir aderência a requisitos legais e operacionais
Além disso, por serem produtos internos, o sucesso dependeria diretamente de adoção organizacional. Ou seja, a experiência precisava ser intuitiva o suficiente para que diferentes áreas da empresa passassem a utilizá-la no dia a dia.
Descoberta
A fase inicial do projeto foi dedicada à compreensão profunda dos fluxos existentes. Realizamos entrevistas com stakeholders de diferentes áreas — compras, financeiro, RH e tecnologia — além de analisar planilhas utilizadas no processo atual e mapear as etapas reais de solicitação e aprovação.
Esse processo revelou três problemas estruturais no fluxo de compras.
Primeiro, havia uma ausência quase total de rastreabilidade. Depois que uma solicitação era enviada por e-mail ou planilha, era difícil acompanhar seu progresso ou entender quem havia aprovado determinada etapa. Segundo, a comunicação era altamente fragmentada. Informações importantes eram frequentemente perdidas em longas cadeias de e-mail, obrigando a área de compras a validar novamente dados que deveriam ter sido informados no início do processo.
Por fim, gestores tinham pouca visibilidade consolidada sobre as solicitações em andamento, o que dificultava o controle orçamentário.
No caso da área de RH, o principal insight foi a percepção de que muitas solicitações poderiam ser resolvidas por autoatendimento digital. O RH gastava tempo significativo respondendo perguntas que poderiam ser solucionadas com acesso direto à informação.
Estratégia de produto
A partir dos insights levantados, definimos duas iniciativas complementares. A primeira consistia em criar um sistema de gestão de compras corporativas que centralizasse todas as solicitações e automatizasse os fluxos de aprovação. A segunda era desenvolver o Meu SPC, um aplicativo corporativo que permitiria aos colaboradores acessar serviços de RH e registrar sua jornada de trabalho de forma simples e segura.
Em ambos os casos, definimos alguns princípios fundamentais para guiar o design:
︎︎︎ Simplicidade para o usuário final
︎︎︎ Rastreabilidade completa dos processos
︎︎︎ Integração com sistemas corporativos
︎︎︎ Transparência entre áreas
︎︎︎ Autonomia para os colaboradores
Gestão de Compras
O sistema de compras foi projetado para centralizar todo o fluxo de solicitações da empresa. A experiência foi estruturada de forma simples: um colaborador registra uma solicitação, o sistema valida automaticamente as informações obrigatórias e encaminha o pedido para os responsáveis pelo fluxo de aprovação.
Após aprovado, o pedido é direcionado para a área de compras, que passa a trabalhar com informações estruturadas e completas.
Entre as principais funcionalidades implementadas estavam:
︎︎︎ Registro padronizado de solicitações
︎︎︎ Fluxos automáticos de aprovação
︎︎︎ Acompanhamento de status em tempo real
︎︎︎ Histórico completo das solicitações
︎︎︎ Integração com o ERP da empresa
Essa estrutura eliminou a dependência de planilhas e cadeias de e-mail, criando um fluxo claro e rastreável.
Meu SPC
O aplicativo Meu SPC foi concebido como um portal de serviços de RH no bolso do colaborador. A principal funcionalidade do produto é o registro de ponto digital, permitindo que colaboradores registrem sua jornada de trabalho diretamente pelo aplicativo, com validação por GPS.
Além disso, o app também oferece acesso a informações importantes, como:
︎︎︎ Consulta de holerites
︎︎︎ Informe de rendimentos
︎︎︎ Histórico de folha de pagamento
︎︎︎ Histórico de marcações de ponto
O sistema foi desenvolvido em conformidade com as exigências do Ministério do Trabalho, atendendo aos requisitos da Portaria nº 373/2011, que regula sistemas alternativos de controle de jornada.
Resultados e Impacto
Após a implementação dos dois produtos, a organização passou a operar com fluxos significativamente mais eficientes. A centralização das solicitações e a automação das aprovações geraram ganhos operacionais relevantes.
Gestão de Compras
Considerando o volume anual de solicitações e o tempo anteriormente gasto em retrabalho e validação manual, estimou-se um ganho operacional equivalente a mais de 1.200 horas de trabalho economizadas por ano. Do ponto de vista financeiro, essa otimização representou um ROI estimado de cerca de 3x no primeiro ano, considerando redução de tempo operacional e eficiência do processo.
Meu SPC
Neste caso, o impacto foi percebido principalmente na autonomia dos colaboradores e na redução da carga operacional do RH. Além disso, o acesso direto a informações como holerites e informes de rendimento reduziu a dependência de processos manuais e melhorou a experiência dos colaboradores com serviços internos.
Aprendizados
Esse projeto reforçou uma percepção importante sobre design de produtos corporativos: sistemas internos muitas vezes concentram alguns dos maiores gargalos operacionais de uma empresa. Ao aplicar princípios de design centrado no usuário em processos administrativos, foi possível gerar ganhos claros de eficiência organizacional.
3 aprendizados principais se destacaram:
Primeiro, produtos internos precisam da mesma atenção de UX que produtos voltados ao cliente final. Muitas vezes, são eles que sustentam o funcionamento da empresa. Segundo, transparência de processos reduz fricção organizacional. Quando as etapas ficam visíveis, as áreas passam a colaborar com mais clareza. Por fim, ficou evidente que integração entre sistemas é tão importante quanto a interface do produto. Parte significativa do valor gerado veio da conexão entre o sistema de compras e o ERP corporativo.
Conclusão
A criação do sistema de gestão de compras e do aplicativo Meu SPC representou um passo importante na digitalização de processos internos da SPC Brasil.
Mais do que substituir ferramentas antigas, os produtos redesenharam fluxos organizacionais e criaram novas formas de interação entre colaboradores e áreas administrativas.
O projeto demonstrou como design estratégico e tecnologia podem transformar operações internas, gerando ganhos tangíveis de eficiência, transparência e autonomia.
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