︎ Mutant

Transformando operações fragmentadas em uma plataforma de negócios unificada.

Como projetamos um software proprietário que liga planejamento, execução e resultados financeiros.

︎ Projeto desenvolvido entre 2021 e 2022

Introdução

A maioria das empresas não tem um sistema operacional. Empresas modernas utilizam dezenas de softwares diferentes para operar seu dia a dia. ERPs, CRMs, ferramentas financeiras, plataformas de RH e uma grande quantidade de planilhas fazem parte da rotina administrativa de praticamente qualquer organização.

Apesar disso, raramente existe algo que realmente conecte todos esses sistemas. O que geralmente vemos é uma empresa operando por meio de fragmentos de informação.

Cada departamento passa a ter sua própria visão sobre o negócio. Cada ferramenta representa apenas uma pequena parte da realidade. Cada planilha tenta compensar lacunas que os sistemas corporativos não conseguem preencher.

Quando começamos a trabalhar com a Mutant, esse era exatamente o cenário encontrado.

O problema não era falta de software.

A empresa já possuía diversas ferramentas corporativas e sistemas consolidados. Existia ERP, CRM e outras plataformas administrativas que, em teoria, deveriam dar suporte à operação.

Ainda assim, nenhuma dessas ferramentas conseguia responder às perguntas mais importantes para o negócio.

A Mutant possuía dados. Porém, não possuía conexão entre esses dados. Grande parte da operação administrativa dependia de processos manuais. Planilhas paralelas eram utilizadas para consolidar informações entre departamentos. Relatórios financeiros eram frequentemente construídos manualmente.

Isso significava que muitas decisões estratégicas acabavam sendo tomadas com baixa visibilidade operacional.

Levantamos perguntas como:

︎︎︎ Qual é a rentabilidade real de cada projeto?
︎︎︎ Como decisões operacionais impactam a margem financeira?
︎︎︎Qual o impacto da alocação de pessoas no resultado final dos contratos?

Uma hipótese radical

Diante desse cenário, partimos de uma hipótese diferente. Em vez de construir apenas mais uma ferramenta administrativa, decidimos questionar o próprio modelo de solução.

A hipótese era simples. O problema da empresa não era a falta de sistemas. O problema era a falta de um sistema capaz de conectar a forma como a organização realmente funciona.

Isso nos levou a uma visão de produto bastante clara. Criar uma plataforma capaz de funcionar como o sistema operacional administrativo da empresa. Um produto que conectasse planejamento estratégico, operação e resultado financeiro dentro de um único fluxo.

Em outras palavras, um sistema que conectasse:
Planejamento ︎︎︎ Execução ︎︎︎ Resultado financeiro

Começamos entendendo como a empresa realmente funciona.

Antes de desenhar qualquer solução, conduzimos um processo profundo de discovery organizacional. Entrevistamos stakeholders de praticamente todos os departamentos da empresa.

Entre eles estavam líderes e especialistas de áreas como:

︎︎︎ Financeiro
︎︎︎ RH
︎︎︎ Compras
︎︎︎ Planejamento
︎︎︎ Operações
︎︎︎ Controladoria

Ao todo realizamos mais de 25 entrevistas estruturadas. O objetivo dessas conversas era mapear como a empresa realmente operava no dia a dia. Buscamos compreender fluxos operacionais, processos financeiros, decisões estratégicas e dependências entre áreas.

Também analisamos documentos internos, contratos, modelos de planejamento e processos de consolidação financeira. Esse processo revelou algo extremamente importante. Grande parte da complexidade da empresa não estava nas ferramentas existentes. Ela estava nos processos que aconteciam entre departamentos.

O insight que mudou tudo

Durante as entrevistas, um padrão começou a aparecer repetidamente. Em praticamente todas as áreas existia um mesmo problema estrutural. O planejamento financeiro dos projetos estava desconectado da execução operacional.

Projetos eram planejados financeiramente. Equipes eram alocadas. Compras eram realizadas. Mas cada uma dessas etapas acontecia em sistemas diferentes. Não existia uma conexão direta entre planejamento, execução e resultado financeiro. Essa desconexão tornava extremamente difícil responder à pergunta mais importante para qualquer empresa de serviços: Estamos realmente executando os projetos com a margem que planejamos?

Solução

Se queríamos conectar estratégia e operação, precisávamos começar no início do ciclo. No lugar onde cada projeto nasce dentro da empresa.

Foi a partir dessa ideia que surgiu o módulo central da plataforma: o Business Plan (BP). O BP passou a ser o núcleo do sistema. Cada projeto passou a nascer dentro desse módulo. Ali são definidos todos os parâmetros estratégicos do projeto. Entre eles:

︎︎︎ Receitas previstas
︎︎︎ Estrutura de custos
︎︎︎ Composição de equipe
︎︎︎ Despesas operacionais
︎︎︎ Margem projetada
︎︎︎ Prazos contratuais

A partir desse ponto, todas as outras partes do sistema passam a se conectar ao Business Plan. Isso significa que cada decisão operacional passa a impactar diretamente o planejamento financeiro do projeto.

Arquitetura e ciclo de vida do projeto

Uma decisão importante de design foi evitar organizar o sistema por departamentos. Em vez disso, estruturamos o produto em torno do ciclo de vida dos projetos. Essa abordagem permitiu conectar diferentes áreas da empresa dentro de um único fluxo operacional. A plataforma foi estruturada em módulos que refletem esse ciclo.

Integração com sistemas corporativos

Para garantir consistência e integridade de dados, a plataforma foi integrada com sistemas críticos já utilizados pela empresa. O principal deles foi o ERP corporativo: TOTVS. Também conectamos a plataforma aos sistemas de CRM e gestão comercial. Essas integrações permitiram sincronizar automaticamente dados como:

︎︎︎ Contratos
︎︎︎ Faturamento
︎︎︎ Informações financeiras
︎︎︎ Cadastro de clientes

Com isso, grande parte do trabalho manual de consolidação foi eliminada.

Resultado

A implementação da plataforma mudou significativamente a forma como a empresa operava. Departamentos que antes funcionavam de maneira isolada passaram a trabalhar sobre uma mesma fonte de dados.

Planejamento, operações e finanças passaram a operar sobre o mesmo fluxo de informação. O sistema passou a conectar áreas que antes dependiam de processos manuais e comunicação informal.

Impacto financeiro

A principal transformação aconteceu na previsibilidade financeira da empresa.

Com dados integrados em um único sistema, a companhia passou a ter maior capacidade de acompanhar a rentabilidade de seus projetos.

Estimativas internas indicaram um impacto significativo. ROI estimado em aproximadamente 320% em dois anos, considerando fatores como:

︎︎︎ Redução de retrabalho administrativo
︎︎︎ Ganho de eficiência operacional
︎︎︎ Melhor controle de custos de projetos

Adoção

A forte participação dos stakeholders durante o discovery teve um impacto direto na adoção do sistema. Em menos de um ano após o lançamento: mais de 200 usuários internos ativos utilizando a plataforma em áreas como:

︎︎︎ Finanças
︎︎︎ RH
︎︎︎ Compras
︎︎︎ Planejamento
︎︎︎ Operações

Rapidamente o sistema se tornou o núcleo administrativo da empresa.

Conclusão

Projetos como esse mostram que plataformas corporativas complexas não são apenas ferramentas. Elas moldam a forma como organizações funcionam. O principal aprendizado desse projeto foi simples.

Se o objetivo é transformar a operação de uma empresa, não basta redesenhar interfaces. É preciso começar pela arquitetura das decisões.
Porque, no final, os melhores produtos corporativos não apenas registram informações. Eles definem como a empresa pensa, decide e opera.