︎ Diefra
Software centraliza toda operação da companhia.
Concepção e construção de um sistema proprietário de gestão administrativa integrado ao ERP TOTVS.
︎ Projeto desenvolvido em 2023
Contexto
A Diefra é uma empresa brasileira de engenharia que atua em contratos complexos de infraestrutura, operação e manutenção. Cada contrato envolve uma cadeia operacional extensa: mobilização de equipes, contratação de fornecedores, planejamento financeiro, compras técnicas e acompanhamento administrativo.
Apesar da complexidade da operação, grande parte desses processos ainda era gerenciada por meio de planilhas, e-mails e controles paralelos, com pouca padronização entre áreas.
A empresa já utilizava o ERP TOTVS para gestão financeira e contábil. No entanto, o sistema não cobria etapas críticas do planejamento operacional e da gestão administrativa anterior ao registro financeiro. Isso criava uma lacuna importante entre planejamento de projetos e execução financeira.
Com o crescimento da empresa e aumento da complexidade contratual, essa lacuna começou a gerar impactos relevantes:
︎︎︎ Dificuldade de controle de custos
︎︎︎ Baixa previsibilidade financeira
︎︎︎ Retrabalho administrativo constante
︎︎︎ Dependência excessiva de conhecimento individual
Foi nesse contexto que meu time foi responsável por conceber e desenvolver uma plataforma digital completa de gestão administrativa, capaz de organizar os processos operacionais da empresa e integrá-los ao ERP.
O problema
Durante as primeiras conversas com a liderança da empresa, ficou claro que o problema não estava apenas na ausência de um software específico, mas sim na fragmentação estrutural dos processos administrativos.
Informações críticas estavam distribuídas em diferentes ferramentas e fluxos informais. Processos de compras eram iniciados em planilhas, decisões eram tomadas por e-mail e parte do planejamento de projetos era mantida apenas na memória das equipes.
Essa fragmentação produzia três efeitos principais.
O primeiro era a baixa visibilidade sobre custos reais e previstos dos contratos. Muitas decisões operacionais eram tomadas sem acesso consolidado às informações de orçamento ou planejamento.
O segundo era o alto volume de retrabalho administrativo. Informações precisavam ser digitadas diversas vezes em sistemas diferentes até chegarem ao ERP.
O terceiro era a dificuldade de escalar a operação da empresa. A cada novo contrato, novos controles paralelos surgiam para suprir lacunas de gestão. O que deveria ser um fluxo integrado de gestão se transformava, na prática, em um conjunto de processos desconectados.
A pergunta que passou a orientar o projeto foi:
Como estruturar digitalmente a operação administrativa da empresa antes da informação chegar ao ERP financeiro?
Imersão
O projeto começou com uma fase de diagnóstico aprofundado da operação administrativa da empresa. Durante essa etapa analisamos fluxos reais de trabalho envolvendo áreas de engenharia, compras, financeiro e gestão de contratos. Também acompanhamos a construção de planilhas utilizadas para planejamento de mobilização e controle de fornecedores.
Essa investigação revelou algo importante: a empresa possuía processos maduros de operação, mas não possuía um sistema capaz de representá-los digitalmente.
Em muitos casos, o que mantinha a operação funcionando era o conhecimento tácito das equipes.
Algumas descobertas se destacaram.
Primeiro, o planejamento de mobilização de contratos — um processo estratégico que envolve estimativas de recursos, custos e cronogramas — era realizado quase integralmente em planilhas.
Segundo, a gestão de fornecedores não possuía um histórico estruturado, dificultando análises e tomadas de decisão futuras.
Terceiro, grande parte das decisões de compras ocorria sem conexão direta com planejamento de custos ou parâmetros contratuais.
Essas descobertas mostraram que a oportunidade do projeto não era apenas digitalizar processos existentes, mas organizar estruturalmente a gestão administrativa da empresa.
Definição do problema do produto
A partir da análise dos fluxos operacionais, definimos que o principal desafio do projeto era criar uma plataforma capaz de funcionar como camada operacional entre planejamento e execução financeira.
Ou seja, um sistema onde a empresa pudesse estruturar todas as etapas administrativas de um contrato antes de registrar dados no ERP.
Esse sistema deveria resolver quatro desafios centrais:
︎︎︎ Organizar o planejamento de mobilização de projetos
︎︎︎ Estruturar os processos de compras e fornecedores
︎︎︎ Centralizar parâmetros administrativos de contratos
︎︎︎ Integrar essas informações ao ERP financeiro
A partir dessa definição, estruturamos a visão de produto: uma plataforma completa de gestão administrativa para projetos de engenharia.
Ideação
A solução proposta foi a criação de um software proprietário composto por diferentes módulos integrados, cada um responsável por estruturar uma dimensão da operação administrativa da empresa.
O primeiro módulo desenvolvido foi o de Gestão de Compras, responsável por padronizar solicitações, aprovações e histórico de aquisições. O objetivo era eliminar processos informais e garantir rastreabilidade das decisões.
Em seguida estruturamos o módulo de Gestão de Fornecedores, que passou a centralizar cadastro, histórico de relacionamento e categorização de serviços prestados.
Um dos módulos mais estratégicos do sistema foi o de Pré-Custo de Projetos, que permitia estimar custos operacionais antes da execução de contratos. Essa funcionalidade trouxe uma camada de previsibilidade que antes não existia na operação da empresa.
Outro elemento central da solução foi o módulo de Mobilização de Contratos, concebido como um verdadeiro business plan operacional. Nele era possível planejar equipes, recursos e cronogramas necessários para iniciar a operação de um contrato.
Por fim, desenvolvemos um módulo dedicado aos Parâmetros Contratuais, responsável por consolidar regras operacionais, vínculos com projetos e informações administrativas essenciais.
Todos esses módulos foram concebidos para funcionar de forma integrada, permitindo que informações fluíssem naturalmente entre planejamento, operação e execução financeira.
Arquitetura
Desde o início do projeto, ficou claro que a nova plataforma não substituiria o ERP da empresa. Em vez disso, ela deveria atuar como camada de gestão operacional anterior ao registro financeiro.
Por isso, a arquitetura do sistema foi desenhada para se integrar ao ERP TOTVS já utilizado pela empresa.
Essa integração permitiu que informações estruturadas na plataforma — como compras aprovadas, dados de fornecedores e parâmetros de projetos — fossem sincronizadas com o ERP financeiro.
Com isso, a empresa passou a ter um fluxo muito mais consistente entre planejamento e execução.
Prototipação e Desenvolvimento
Meu time foi responsável por todas as etapas de concepção e construção do produto, incluindo definição de fluxos operacionais, design da experiência do sistema e desenvolvimento da plataforma.
O design do produto seguiu três princípios orientadores.
O primeiro foi centralização da informação, eliminando a necessidade de controles paralelos em planilhas.
O segundo foi padronização de processos, garantindo que decisões administrativas seguissem fluxos claros e rastreáveis.
O terceiro foi escalabilidade operacional, permitindo que o sistema suportasse o crescimento da empresa e a entrada de novos contratos.
Meu time foi responsável por todas as etapas de concepção e construção do produto, incluindo definição de fluxos operacionais, design da experiência do sistema e desenvolvimento da plataforma.
O design do produto seguiu três princípios orientadores.
O primeiro foi centralização da informação, eliminando a necessidade de controles paralelos em planilhas.
O segundo foi padronização de processos, garantindo que decisões administrativas seguissem fluxos claros e rastreáveis.
O terceiro foi escalabilidade operacional, permitindo que o sistema suportasse o crescimento da empresa e a entrada de novos contratos.
Resultados
A implementação da plataforma transformou significativamente a forma como a Diefra organiza sua gestão administrativa.
Em poucos meses de operação, o sistema passou a concentrar grande parte das atividades administrativas relacionadas à gestão de contratos e planejamento operacional.
Alguns resultados se destacam.
Mais de 80% da operação administrativa da empresa passou a ser realizada dentro da nova plataforma, reduzindo drasticamente o uso de controles paralelos.
Processos administrativos que antes levavam horas para consolidar informações passaram a ser realizados em minutos, gerando uma redução estimada de 35% no tempo gasto em atividades administrativas recorrentes.
A centralização das informações também trouxe ganhos importantes de visibilidade sobre custos e planejamento, permitindo decisões mais rápidas e embasadas.
Do ponto de vista econômico, o impacto foi significativo.
A redução de retrabalho, somada ao ganho de eficiência operacional, gerou um ROI estimado superior a 300% nos primeiros dois anos de uso do sistema.
Além disso, a empresa passou a economizar centenas de horas de trabalho administrativo por ano, liberando as equipes para atividades mais estratégicas.
Impacto
Mais do que digitalizar processos existentes, o projeto permitiu que a Diefra estruturasse digitalmente sua operação administrativa.
O software se tornou um sistema central para a gestão da empresa, conectando planejamento operacional, execução administrativa e controle financeiro.
Ao transformar processos antes dispersos em um fluxo digital integrado, a empresa ganhou algo que antes não possuía: visibilidade, previsibilidade e escalabilidade operacional.
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